Cadrage du groupe de travail
Pour élaborer un standard il faut constituer une équipe représentative des acteurs concernés par le projet de standard.
Actions de la phase
Le pilote sollicite le secrétariat général du CNIG pour l’aider à constituer le groupe de travail de la manière suivante :
identifier les parties prenantes au standard, personnes ou organisations,
les solliciter pour rejoindre le GT en tant que participant,
nommer le ou les animateur(s) du GT parmi les volontaires,
s’il s’agit d’une mise à jour d’un standard existant, contacter les participants au groupe de travail ayant élaboré la version précédente du standard,
lancer un appel à volontaires pour participer aux travaux.
Le cadrage du groupe de travail comprend différentes phases :
RÉDACTION DU MANDAT
Le mandat du groupe de travail est un document précisant l’objectif des travaux et les besoins auxquels un nouveau standard cherche à répondre. Il cadre le groupe de travail en définissant un plan d’action et les modalités des travaux. Il n’a pas de valeur contraignante (notamment pour les participants qui y sont listés), et n’engage pas juridiquement au respect des échéances envisagées ou à la participation au GT. Il doit être rédigé selon le modèle proposé. Il donne un certain nombre d'indications sur les travaux à venir (il peut ainsi être utile de s'approprier certaines notions avant la rédaction, comme celle de "schéma de données").
Choix du rédacteur du mandat
Selon les cas, un projet de mandat est rédigé par le porteur initial de la demande et/ou une autre personne volontaire et/ou une personne déléguée au sujet. Le secrétariat apporte son aide pour la rédaction du projet de mandat et le valide sur la forme avant sa présentation en commission des standards.
Présentation du projet de mandat
Le projet de mandat est présenté pour validation à la Commission des Standards lors de l’une de ses réunions (dont la fréquence est trimestrielle). La date de la prochaine réunion de la Commission peut être trouvée sur sa page web.
La présentation doit reprendre les éléments du mandat et dure généralement une quinzaine de minutes. Un résumé du projet de mandat doit être fourni en amont de la réunion pour être ensuite publié dans son compte-rendu.
Validation du mandat
Le mandat est validé par la Commission des Standards au cours de la réunion après sa présentation.
CONSTITUTION DU GROUPE DE TRAVAIL
Le groupe de travail doit être représentatif des acteurs concernés par le projet de standard. Le pilote a la responsabilité d’y veiller. Parmi les participants peuvent se trouver des producteurs ou utilisateurs de données, ou d’autres parties prenantes (fournisseurs de services intermédiaires, fournisseurs de logiciels traitant les données, métiers liés à la connaissance, à la régulation, aux politiques publiques, grands acteurs de l'information géographique et de la donnée, etc.). D’une manière générale, il est important de veiller à ce que les connaissances “métier” et “numérique / géomatique / informatique” se complètent au sein du groupe de travail.
Voici quelques recommandations pour la constitution du GT :
Veiller à l’efficacité de la gouvernance (dans le processus de décision notamment) et à la représentativité (associations/fédérations),
Obtenir le soutien des acteurs tiers (utilisateurs de données, éditeurs de logiciels, etc.)
Organiser des consultations et des points d'information réguliers (en présentiel et en visioconférence), ainsi que des réunions de travail pour les acteurs sous-représentés dans le GT ou défavorisés par des décisions collectives.
Des outils de travail sont créés ainsi qu'une liste de diffusion (comme décrit dans la FAQ plus bas). Une page dédiée au groupe de travail est créée sur le site du CNIG par le secrétariat général. Cette page donnera des informations à jour sur les travaux et hébergera les ressources du GT (mandat, compte-rendus de réunions passées, ordre du jour et agenda des réunions à venir, etc.).
Ressources utiles :
le site de la CNIL, ou la page d'information du ministère de l'économie peuvent vous apporter des informations sur le respect des données personnelles dans travaux,
le guide “Data Landscape Playbook” de l’Open Data Institute (en anglais), et en particulier la page “Create an ecosystem map”.
ANNONCE EN LIGNE DE LA CRÉATION DU GT
La création du GT est l’opportunité de communiquer et d’attirer de potentiels participants. L'annonce se fait via :
les canaux du CNIG
L’annonce est obligatoire sur le site du CNIG (contacter le secrétariat du CNIG si ce n’est pas déjà fait via le formulaire dédié). Elle est généralement relayée dans l’infolettre mensuelle du CNIG, et peut être publiée via ses comptes sur les réseaux sociaux (Linkedin et X).
les canaux de data.gouv
Plus généralistes, les outils de data.gouv touchent une communauté d’acteurs très impliqués dans les évolutions des données et sont ainsi des canaux privilégiés. La publication d’une annonce est obligatoire dans la catégorie “Schémas et standards de données” de forum.data.gouv. Elle est aussi recommandée sur le site TeamOpenData.
les canaux spécialisés
L’annonce de la création du groupe de travail est plus efficace si elle vise directement les personnes les plus concernées. Il peut s’agir d’une expertise liée à la thématique métier du standard (les réseaux, fédérations, ou regroupements d’acteurs du domaine par exemple), à la nature de la donnée (l’information géographique, satellitaire, RADAR, statistique, comptable, etc.), ou encore à l’informatique (réseaux ou associations de professionnels, groupes d’utilisateurs d’un logiciel, etc.). La publication est vivement recommandée sur le forum GeoRezo qui compte parmi ses membres des experts de la donnée géographique mais également de nombreuses personnes ayant contribué à l’élaboration de standards. Quand la thématique concerne une compétence des collectivités territoriales, il est également pertinent de communiquer vers le forum SIG-Topo de l’AITF. Toutefois, ce forum étant réservé aux acteurs des collectivités territoriales, il faut contacter l’un des animateurs sur le site de l'AITF.
La participation à un GT du CNIG est libre et ouverte. Les demandes de participation peuvent être faites sur le site du CNIG ou directement auprès de l’animateur. Il est demandé à un nouveau participant de se présenter, de présenter ses liens d'appartenance ou d’intérêt en lien avec le domaine étudié.
RÉUNION DE LANCEMENT
La première réunion du GT est l'occasion de faire connaissance et de cadrer les travaux. Pour vous lancer, voici un exemple d’ordre du jour à adapter :
Présentation de l’animateur et des membres (organismes a minima) du GT
Quelques conseils :
demander à chacun de présenter son rôle en lien avec les données visées par le standard, ses attentes pour le GT et ses capacités de contribution (disponibilités et compétences),
être attentif à ne pas exclure certains participants : toutes les compétences peuvent être utiles,
cadrer dès le départ les prises de paroles (limitation et égale répartition de la durée des interventions, règles de bienséance).
Rappel des objectifs et du périmètre,
Quelques conseils :
En parcourant le mandat du GT, expliquer l’émergence du besoin, les problématiques observées, et le cadre réglementaire,
Construire l’image de la situation “idéale” à atteindre avant de discuter des livrables pour y aboutir,
Utiliser des exemples, notamment pour illustrer ce qu’est un standard CNIG, son contenu et comment il est utilisé,
Ouvrir la discussion.
Modalités de travail
Quelques conseils :
Présenter les outils du GT, proposer certaines modalités pour les travaux (en plénier/ en sous-groupe, l’utilité des réunions et au contraire ce qui doit être fait hors-ligne, etc.),
Discuter de ce sujet en amont, et s’inspirer de l’expérience de personnes ayant déjà participé à l'élaboration de standards.
Définir un calendrier
Quelques conseils :
Tenir compte des contraintes (réglementaires, en termes de disponibilité, etc.) et adapter le calendrier à l’ambition des travaux et au potentiel du groupe de travail,
Rappeler le processus du CNIG, lister les points d’étape,
Prévoir des points d’étape,
Garder en tête le calendrier du CNIG (et notamment des réunions de la Commission des standards et des réunions du Conseil Plénier). Communiquer au secrétariat général les dates des réunions afin qu'elles soient communiquées sur le site du CNIG.
Comme pour toutes les réunions du groupe de travail, un compte-rendu doit être rédigé et publié à l'issue de la réunion de lancement (plus d'informations sur la page "Réalisation du standard").
Le rôle du secrétariat général du CNIG
Lors du cadrage du GT, le secrétariat général vous accompagne pour :
la constitution du groupe de travail (si besoin),
la rédaction du mandat (si besoin),
l'annonce en ligne de la création du GT,
la création de la page du GT,
la tenue de la page web du GT (annonce des réunions, publication des compte-rendus, etc.),
le référencement du projet de standard sur le site du CNIG.
Ressources utiles
Modèle de mandat spécifique au groupe de travail
Le règlement intérieur du CNIG
Le Règlement intérieur du CNIG est à respecter par l'ensemble de ses membres et par les participants aux GT. En voici un extrait :
La participation aux pôles, commissions, groupe de travail et toute autre réunion de travail du CNIG implique le respect des règles suivantes :
Principes légaux : Respecter toutes les lois, règles et réglementations applicables en France notamment en termes de probité, de discrimination, d’injure, de diffamation
Déontologie : les participants doivent informer des liens d’appartenance ou d’intérêt qu’ils ont avec les entreprises, entités ou organismes en lien avec le domaine traité.
Professionnalisme : les participants doivent maîtriser les connaissances fondamentales de leur domaine d’intervention ou d’expertise
Transparence des débats : les participants acceptent que les échanges tenus lors des réunions des commissions et groupes de travail fassent l’objet de compte-rendu publics diffusés sur le site du CNIG. Des enregistrements audio ou vidéo des réunions peuvent éventuellement être réalisés, dans ce cas un accord explicite des participants sera demandé.
Respect des personnes : La politesse, la ponctualité et la courtoisie sont de rigueur dans les réunions et dans tous les échanges entre membres
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Comment animer une réunion de travail ?
Animer une réunion de travail est une compétence qui s’acquiert, de nombreuses ressources existent sur internet pour se former.
Parmi les ressources développées par les services publics, une référence utile est la boîte à outils de la Fabrique à projet (DITP).