Réaliser un appel à commentaires

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Avant l’appel à commentaires

• Déposer le projet de standard et les éventuels documents associés sur lesquels porte la consultation (guide, annexes, etc.) sur un espace partagé avec le GT,

• Finaliser une version du projet de standard et demander l'approbation du GT pour le soumettre à l'appel à commentaires,

• Annoncer l'appel à commentaires en commission des standards et au sein du CNIG (secrétariat général, GT et Commissions concernées par le standard). Il est aussi recommandé de réaliser un point d’avancement en commission des standards avant l’appel à commentaires, en se concentrant sur les décisions prises et les consensus atteints au sein du GT (la présentation du contenu du standard interviendra après l’appel à commentaires).

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Préparer l'appel à commentaires

• Prendre en compte les dernières modifications et finaliser le standard. Entre autres :

  • Finaliser les documents :

    • supprimer les derniers commentaires, marques de révision, et les surlignages,

    • éditer les propriétés du document pour supprimer les informations personnelles (sous Microsoft Word : “Fichier”/”Informations”, “Vérifier l’absence de problèmes” puis “Supprimer tout” si l’analyse est positive pour “propriétés du document et informations personnelles”),

    • vérifier le nombre de pages,

    • vérifier haut et bas de page,

    • actualiser l'index.

  • Les exporter au format pdf,

  • Les déposer sur un espace partagé public,

• Préparer une "note de création (ou de révision) du standard" à l’intention de la Commission des Standards,

• Déterminer la date de la Commission des standards visée en vous référant à son calendrier.

• Déterminer les dates de l’appel à commentaires, en prévoyant suffisamment de temps entre la fin de l’appel à commentaires et la date de la Commission des standards pour traiter les retours, tout en respectant un délais d'au moins un mois entre le début et la fin de l'appel.

Il peut être utile de prendre en compte les événements qui pourraient causer une perte ou un gain de visibilité de l’appel à commentaires (conférence, assises, événements politiques, élections, vacances scolaires, etc.).

• Préparer le tableau de recueil des commentaires vierge (voir le modèle proposé ci-dessous). A noter que la transmission des retours par ce tableau n’est pas toujours idéale car elle nécessite un traitement manuel pour agréger l’ensemble. Les animateurs sont libres d’utiliser tout autre outil qui leur semblerait plus approprié.

Choisir le type de commentaire :

Quatre types de commentaires existent : général, métier, technique ou éditorial. Les participants à l'appel à commentaires indiquent le type de commentaire en inscrivant la première lettre du type (G, M, T ou E) dans la colonne dédiée. Ces types ont les significations suivantes :

• Général : ce sont les commentaires portant sur la démarche du GT, l'objectif du standard, ou qu'il peut être difficile d'assigner aux trois autres catégories ;

• Métier : correspond à un commentaire sur le fond du sujet, et dont le traitement pourrait requérir des compétences métier davantage que techniques ;

• Technique : à l'inverse des commentaires métier, ces commentaires portent sur les sujets liés à des compétences numériques ;

• Éditorial : ces commentaires portent sur des modifications rédactionnelles ou syntaxiques à apporter au document.

Ces informations peuvent être transmises aux participants lors de l'appel à commentaire.

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GT CNIG - Modèle de tableau de réponse à l'appel à commentaire.docx

Modèle de tableau de réponse à l'appel à commentaires

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Lancer l'appel à commentaires

• Se coordonner avec le secrétariat général, les membres du groupe de travail et les partenaires pour communiquer sur l’appel à commentaires. Le projet de standard, les éventuels documents associés soumis à consultation, ainsi que le tableau de recueil des commentaires sont déposés par le secrétariat général du CNIG sur la page du groupe de travail,

• Communiquer sur le lancement : via les réseaux (GeoRezo par exemple sur le forum portant sur la thématique des données, etc.), l’organisation d’un webinaire (sur l’exemple de celui tenu pour le standard risque), etc. Le SG du CNIG communiquera sur l'appel à commentaires sur le site du CNIG et dans l’info-CNIG (la newsletter du CNIG).

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Recevoir et traiter les retours

• Instruire les commentaires,

• Demander au secrétariat général de faire un rappel 2 semaines avant la fin de l’appel,

• Éventuellement transmettre certains commentaires aux bureaux métier de vos institutions d'appartenance en demandant une décision lorsque c'est nécessaire,

• A l'échéance, envoyer un mail aux contributeurs pour accuser bonne réception et les remercier,

• Élaborer un tableau de synthèse et y inscrire les décisions prises pour chaque commentaire,

• Présenter la synthèse des commentaires et les résultats de l’instruction au GT CNIG, et finaliser ensemble le standard avant sa validation,

• Transmettre le tableau de synthèse des commentaires aux contributeurs.

Communiquer sur l'appel à commentaire

L'appel à commentaires doit préciser plusieurs informations :

• la genèse du projet, les besoins et enjeux liés en quelques paragraphes,

• les destinataires pressentis du standard (producteurs, utilisateurs de données, éditeurs de logiciels, autres),

• les objectifs du standard de manière claire et exhaustive (l’appel à commentaires vise notamment à vérifier que ces objectifs sont atteints),

• les cas d’usage du standard pour les équipes métier, les équipes données (aux niveaux local et national), les citoyens, etc.,

• les modalités de travail et la composition du GT, en terminant par une référence à ce guide (et à celui de schema.data.gouv, le cas échéant) :

Ce projet de standard a été élaboré à la fois sous l'égide du CNIG en suivant son processus, tout en respectant le référentiel schema.data.gouv.fr.

• les dates de début et de fin de l'appel à commentaires et les instructions pour y contribuer.

Modèle de mail d’information sur l’appel à commentaire

Bonjour à tous,

J'ai le plaisir de vous informer que le standard CNIG <thematique> <version> a été présenté à la Commission des Standards du <date>, qui l'a validé avec/sans réserve.

Le standard permettra d'alimenter en données le <portail national (ou autre cas d'usage : donner des informations sur l'utilité du standard)>.

Nous pouvons nous enorgueillir ensemble de cette œuvre de standardisation menée en <durée en mois>, au bénéfice des collectivités, des développeurs de solutions numériques, et de toutes les parties prenantes sur le sujet de la <thématique>.

Il s'agit d'une première étape importante. Le standard sera très probablement amené à évoluer en fonction de l'expression des besoins de sa communauté d'utilisateurs, de son écosystème technique applicatif, et des évolutions réglementaires.

Je tiens à souligner que rien n'aurait été possible sans les <parties prenantes> et leur volonté commune de travailler conjointement à l'élaboration du standard national.

Chaleureusement, merci à tous pour le travail accompli et la vitalité de notre collectif !

Cordialement,

<l'animateur du GT CNIG>