Réaliser un appel à commentaires
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Déposer le projet de standard et les éventuels documents associés sur lesquels porte la consultation (guide, annexes, etc.) sur un espace partagé avec le GT,
Finaliser une version du projet de standard et demander l'approbation du GT pour le soumettre à l'appel à commentaire,
Annoncer l'appel à commentaire en commission des standards et annoncer l’appel à commentaires au sein du CNIG (secrétariat général, GT et Commissions concernées par le standard). Il est aussi recommandé de réaliser un point d’avancement en commission des standards avant l’appel à commentaire, en se concentrant sur les décisions prises et les consensus atteints au sein du GT (la présentation du contenu du standard interviendra après l’appel).
Prendre en compte les dernières modifications et finaliser le standard. Entre autres :
Finaliser les documents :
supprimer les derniers commentaires, marques de révision, et les surlignages,
éditer les propriétés du document pour supprimer les informations personnelles (sous Microsoft Word : “Fichier”/”Informations”, “Vérifier l’absence de problèmes” puis “Supprimer tout” si l’analyse est positive pour “propriétés du document et informations personnelles”),
vérifier le nombre de pages,
vérifier haut et bas de page,
actualiser l'index.
Les exporter au format pdf,
Les déposer sur un espace partagé public,
Préparer une "note de création (ou de révision) du standard" à l’intention de la Commission des Standards,
Déterminer la date de la Commission des standards visée en vous référant .
Déterminer les dates de l’appel à commentaire, en prévoyant suffisamment de temps entre la fin de l’appel à commentaire et la date de la Commission des standards pour traiter les retours, tout en respectant un délais d'au moins un mois entre le début et la fin de l'appel.
Il peut être utile de prendre en compte les événements qui pourraient causer une perte ou un gain de visibilité de l’appel à commentaire (conférence, assises, événements politiques, élections, vacances scolaires, etc.).
Préparer le tableau de recueil des commentaires vierge (voir le modèle proposé ci-dessous). A noter que la transmission des retours par ce tableau n’est pas toujours idéale car elle nécessite un traitement manuel pour agréger l’ensemble, avec le risque de perdre des informations par manque de rigueur. Les animateurs sont libres d’utiliser tout autre outil qui leur semblerait plus approprié.
Se coordonner avec le secrétariat général, les membres du GT et les partenaires pour communiquer sur l’appel à commentaires. Le projet de standard, les éventuels documents associés soumis à consultation, ainsi que le tableau de recueil des commentaires sont déposés par le SG du CNIG sur la page du GT,
Communiquer sur le lancement : via les réseaux (Géorezo, etc.), l’organisation d’un webinaire (sur l’exemple de ), etc. Le SG du CNIG mettra en ligne l’appel sur le site du CNIG et dans l’ (la newsletter du CNIG).
Instruire les commentaires,
Demander au secrétariat général de faire un rappel 2 semaines avant la fin de l’appel,
Éventuellement transmettre certains commentaires aux bureaux métier de vos institutions d'appartenance en demandant une décision lorsque c'est nécessaire,
A l'échéance, envoyer un mail aux contributeurs pour accuser bonne réception et les remercier,
Élaborer un tableau de synthèse et y inscrire les décisions prises pour chaque commentaire,
Présenter la synthèse des commentaires et les résultats de l’instruction au GT CNIG, et finaliser ensemble le standard avant sa validation.